El área de Gestión Documental del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) en Guayas, inició la primera fase del plan de organización y digitalización de archivos de la institución, a fin de mantener la información bajo estándares establecidos de cuidado y conservación, en espacios adecuados.
Con el plan piloto de digitalización de archivos, la Dirección Provincial Guayas, busca optimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos de cumplimiento señalados por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información (Lotaip) y los que realizan los usuarios, ya que la información se encuentra dentro de un sistema debidamente clasificado y organizado, además de evitar un mal manejo de registros.
“El sistema nos da tres opciones para la búsqueda del documento. La primera es a través de nombres; la segunda, por medio del número de cédula y, la tercera por número de afiliación; una vez que ingresamos, podemos acceder a la información del afiliado dependiendo de su requerimiento”, explicó Carmen Bayas, integrante de la coordinación de Afiliación y Cobertura en Guayas y veedora del proceso.
Coordinaciones como Afiliación, Cartera y Coactiva, Comisión de Controversias y Administrativo Financiero, han sido parte de la primera fase de este plan piloto. “Decidimos empezar con las coordinaciones de mayor impacto, para que, al ser digitalizadas, ayuden a notificar y recuperar la cartera vencida. En otros casos se pueden hacer rectificaciones en el sistema, obtener un derecho de jubilación o comprobar una afiliación”, mencionó Isabel Egüez, responsable del área de Gestión Documental.
Egüez, recalcó que en la primera fase de este plan piloto se realizaron tres procesos como: depuración de archivos, organización y digitalización. La Dirección Provincial IESS Guayas recibe, alrededor de, 3.000 visitas diarias por temas de consultas de archivos.
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